EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS

EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS

Pengertian sistem informasi merupakan satu kesatuan unsure (manusia dan peralatan) yang bekerja secara bersama untuk melaksanakan pengolahan informasi dari mulai pengumpulan,pengolahan, penyimpanan dan pendistribusiannya. Pengertian eksekutif merupakan pelaksana/yg bertindak untuk melaksanakan suatu system informasi. Contoh: direktur, kepala – kepala bagian, presiden atau gubernur bagian. Pengertian Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah Sistem yang dibuat hanya untuk digunakan para Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Dimana dalam sistem ini hanya menampilkan grafik dan laporan dari seluruh proses bisnis pada organisasi atau perusahaan tersebut.
EIS dirancang untuk membantu eksekutif mencari informasi yang dibutuhkan. Eksekutif dapat memilih format-format secara grafis dan tabular. Mengapa harus EIS. Karena eksekutif memerlukan informasi baik internal maupun external. Oleh sebab itu EIS lah yang dapat memenuhi kebutuhan eksekutif ini. Tentang konsep mengapa diperlukan EIS adalah sebagai berikut sesuai dengan keperluan :

a. Eksternal
-  meningkatkan persaingan
-  dengan cepat mengantisipasi perubahan lingkungan
-  kebutuhan untuk menjadikan lebih proaktif
-  kebutuhan untuk mengakses database external
-  meningkatkan regulasi pemerintah

b.  Internal
-  kebutuhan informasi yang tepat
-  kebutuhan perbagikan komunikasi
-  kebutuhan mengakses data operasional
-  kebutuhan meng-update status pada aktifitas yang berbeda
-  kebutuhan untuk meningkatkan keefektifan
-  kebutuhan untuk mengenal data historis
-  kebutuhan untuk mengakses data perusahaan
-  kebutuhan untuk informasi yang lebih akurat

1.      The Characteristics of Executive Information Systems

-        Drill down

merupakan salah satu kemampuan pada sistem informasi  eksekutif yang paling bermanfaat menyediakan detail informasi. Dengan tekhnik Drill Down, eksekutif dapat mengambil informasi yang lebih rinci sesuai kebutuhan.

-        Critical Success Factor

merupakan faktor penentu keberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi dimana CSF tiap-tiap perusahaan berbeda-beda, dan factor-factor tersebut harus dijalankan dengan baik untuk pengembangan bisnis dan pencapaian tujuan perusahaan.

-        Status Access

dimana data atau laporan terakhir dapat diakses setiap saat dengan menggunakan komunikasi jarak jauh.

-        Analysis

Eksekutif dapat memilih isi database, alat/program yang digunakan, dan hasil informasi yang diinginkan.  Menampilkan informasi dengan berbagai bentuk diantaranya informasi grafik, tabular

-        Exception Reporting

karakteristik ini didasarkan atas konsep management exception yang mengarahkan perhatian eksekutif kepada penyimpangan pada standar yang telah ditetapkan.

-        Bersifat user-friendly

Mudah digunakan dan dalam penggunaannya hanya dibutuhkan keterampilan yang sedikit tanpa diadakan pelatihan.

-        Menyediakan solusi berdasarkan fakta yang tersedia

2.      Unique Information Needs of Executives

Sama seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif

-        Penelitian Mintzberg

Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima kegiatan dasar membentuk waktu CEO : tugas administrasi, panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, dan kunjungan. Mintzberg tidak secara khusus memasukan output computer dalam penelitiannya, menggabungkan semua media tertulis dalam kategori dokumen. Ia menekankan peran system informal yang menkomunikasikan informasi lisan , dan menyimpulkan, “Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasinya secara tepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.”

-          Penelitian Jones dan McLeod

Hasil penelitian :

a.       Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya lingkungan (eksternal) tetapi informasi internal diberi nilai lebih tinggi.

b.      Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.

c.       Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.

-          Penelitian Rockart dan Treacy

Hasil penelitian :

a.       Tujuan Sentral

Eksekutif menggunakan informasi dari komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

b.      Inti Data Bersama

Database berisi informasi mengenai berbagai data industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam tiga periode waktu, masa lalu, masa kini dan masa depan.

c.       Metode Penggunaan

Eksekutif menggunakan Sistem Informasi Eksekutif untuk mengakses status saat ini, memproyeksikan trend dan melakukan analisis pribadi atas data.

d.      Organisasi Pendukung

Para eksekutif dibantu oleh :

1.      Pelatih SIE (anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar perusahaan).

2.      Pengendali SIE (anggota staf eksekutif yang mengorganisasikan peralatan bagi eksekutif).

3.      Suggestions for Improving Information Systems

Seorang eksekutif yang belum menggunakan komputer dikarenakan hanya merasa

belum bisa memanfaatkan sumber informasinya. Eksekutif tersebut harus melakukan langkah

untuk   mengembangkan   peranan   komputer   dalam   sistem   informasinya.   Namun   untuk rnelakukannya, eksekutif juga harus berusaha untuk meningkatkan komponen non‐komputer.

Program yang terdiri dari lima langkah untuk mencapai pengembangan ini dijelaskan berikut

ini:

1. Menyimpan inventansasi dari transaksi informasi yang masuk.

2. Merangsang terjadinya sumber yang bemilai tinggi.

3. Mengambil manfaat dari peluang yang ada.

4. Menyesuaikan sistem dengan kebutuhan perorangan

5. Memanfaatkan teknologi.

4.      Computer-Based Executive Information System

-          Model EIS

Konfigurasi  EIS berbasius computer biasanya meliputi suatu computer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai eksekutif workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder , kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif.

Database eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan. Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya (preformatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.