Financial Information Systems

Pengertian informasi keuangan

Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai di seluruh organisasi perusahaan. Sistem informasi keuangan merupakan bagian dari SIM yang digunakan untuk memecahkan masalah-masalah keuangan. Secara umum sistem informasi keuangan memiliki sistem pemasukan yang terdiri dari subsistem data processing didukung oleh internal audit subsystem yang menyediakan data dan informasi internal. Namun secara pokok sistem informasi keuangan mempunyai 3 fungsi utama, yaitu:

1.    Mengidentifikasi kebutuhan uang yang akan datang.

2.    Membantu proses fund raising atau pengadaan dana.

3.    Mengontrol dan mengawasi penggunaan dana perusahaan secara sistematis.

Untuk perusahaan besar biasanya memiliki staf internal auditors yang bertanggung jawab terhadap perawatan integritas sistem keuangan perusahaan. Orang yang ahli dalam bidang ini disebut EDP auditors. Sebagaimana subsistem lainnya, sistem ini juga dilengkapi financial intelligence subsystem, yang mengumpulkan informasi dari lingkungan. Gambar menjelaskan Bagan Sistem Informasi Keuangan secara umum pada perusahaan yang terdiri dari Sub System Input dan Sub System Output

 Bagan Sistem Informasi Keuangan

Sub Sistem Model SIM Keuangan

Subsistem Input

Ada tiga subsistem input yaitu: Subsistem pemrosesan data, Subsistem audit internal dan Subsistem intelegen keuangan.

1.    Subsistem Pemrosesan Data

Subsistem pemrosesan data mengumpulkan data internal dan lingkungan. Kita mengetahui bagaimana terminal pengumpulan data dibidang manufaktur mengumpulkan data internal. Data lain diperoleh dari dokumen sumber dan dimasukkan ke dalam database dengan menggunakan terminal dalam jaringan yang ditempatkan diseluruh perusahaan. Subsistem pemrosesan data juga mengumpulkan data lingkungan sebagai hasil dari transaksi bisnis dengan perusahaan lain. Kita telah mengetahui bagaimana sistem entri pemesanan dan account receivable mengumpulkan data dan bagaimana sistem pembelian, penerimaan dan account payable mengumpulkan data pemasok.

Data internal berfungsi sebagai dasar untuk pemecahan masalah yang berhubungan dengan segala aspek operasi perusahaan, sebagai contoh menggunakan data yang diperoleh dari pelaporan kerja, yang digunakan sebagai dasar untuk menyusun atau merevisi standar penampilan. Data lengkungan memberikan dasar untuk pemecahan masalah yang berkaitan dengan pelanggan dan pemasok perusahaan. Sebagai contoh, dalam menggunakan model matematis untuk mensimulasi pengaruh dari keputusan mengenai inventarisasi, manajer akan memasukkan skenario yang sebagian didasarkan pada data accounting historis yang menjelaskan pesanan pelanggan dan lead time pemasok.

Sistem Informasi Akuntasi (SIA) merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen. Sistem Informasi Manajemen (SIM) digunakan oleh pihak manajemen dalam menjalankan bisnis perusahaan. Sehingga Sistem Informasi Akuntasi dalam hal ini juga sebagai sumber informasi yang berguna dalam mencapai tujuan perusahaan yang terangkum dalam Sistem Informasi Manajemen.

Setelah mengetahui sejumlah dasar pemrosesan data, disini kami akan melanjutkan pembahasan dan meninjau lebih dalam secara singkat mengenai dasar-dasar pemrosesan data.

a.    Sinonim dengan Accounting.

Dalam pandangan kami, sistem pemrosesan data adalah sama dengan sistem accounting.

b.    Tujuan Pemrosesan Data.

Tujuan pemrosesan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang up-to-date.

c.    Aplikasi yang Dibutuhkan.

Perusahaan tidak memutuskan apakah mengimplementasikan sistem pemrosesan data atau tidak, sistem tersebut dikehendaki oleh elemen dalam lingkungan, khususnya pemegang saham, masyarakat keuangan, dan pemerintah.

d.   Tugas Pokok.

Pemrosesan data mempunyai empat tugas pokok yaitu pemgumpulan data, pengubahan data penyimpanan data dan pembuatan dokumen.

e.    Sifat Pemrosesan Data.

Pemrosesan data menjalankan tugas yang penting, secara relatif mengikuti prosedur standart, memberikan data yanglengkap, utamanya mempunyai fokus histori dan memberikan informasi pemecahan masalah minimal.

f.     Subsistem Pemrosesan Data.

Subsistem dari sistem distribusi, menampilkan contoh yang tepat mengenai bagaimana subsistem utama dipadukan melalui arus data. Subsistem penggajian melengkapi delapan subsistem dari sistem distribusi untuk membentuk inti pemrosesan data bagi berbagai jenis organisasi.

2.    Subsistem Audit Internal

Pengertian auditor adalah orang bertugas memeriksa catatan akuntansi untuk menguji kebenarannya. Auditor intemal adalah pekerja dalam perusahaan, yang biasanya terlibat dalam pekerjaan perancangan dan evaluasi sistem informasi konseptual seluruh perusahaan. Subsistem audit internal sama dengan subsistem penelitian pemasaran dan subsistem teknik industri, yakni bahwa mereka ini dirancang untuk melakukan studi khusus mengenai operasi perusahaan. Auditor intemal harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan. Ini rneliputi pemahaman komputer dan informasi, selain kemampuan auditing standar yang dimilikinya.

Mungkin kebalikan dari apa yang anda perkirakan, bahwa auditor internal tidak selalu harus dari lulusan perguruan tinggi jurusan akuntansi, namun mereka yang bekeja di auditing bisa dari berbagai macam disiplin ilmu. Kondisi ini, dan dengan adanya kenyataan bahwa sistem bisnis bersifat sangat kompleks, menyebabkan auditor internal harus setidaknya menjalani training sekitar empat tahun. Semuanya ini dimaksudkan agar auditor intemal, seperti halnya spesialis informasi, dapat memberikan kontribusi yang beragam terhadap proyek sistem berdasarkan disiplin ilmunya dan berdasarkan pengalamannya.

Mungkin tingkat kontribusi auditor ini bisa dipengaruhi oleh sikap manajemen puncak. Jika manajemen melihat auditor hanya sebagai anjing pengawas yang misi utamanya mendeteksi kelemahan yang terhadap sistem yang telah diinstal, maka kontribusinya akan sedikit. Sebaliknya, bila manajemen melihatnya secara positif yaitu bahwa ia dapat memberikan masukan atau pengaruh kepada seluruh siklus hidup CBIS, maka tingkat kontribusinya akan tinggi.

Auditor internal, seperti halnya insinyur industri, biasanya hanya terbatas melakukan aktivitas internal. Namun demikian, ada pemikiran diantara internal, bahwa mereka seharusnya lebih rnernberikan perhatian pada lingkungan. Dengan lebih banyak melihat lingkungan perusahaan, auditor akan perspektif yang lebih luas untuk rnernperhatikan sistem perusahaan dan ia dapat lebih mempunyai peran dalam tugas konsultasinya.

Selama ini tak ada tanda yang menunjukkan bahwa auditor internal telah memiliki perspektif yang lebih luas tersebut. Namun, untuk mencapai pola yang telah kita terapkan, yaitu sejauh mana CBIS seharusnya berfungsi, kita telah menyertakan input lingkungan ke dalam subsistem auditing internal.

Auditor dibagi 2 jenis menjadi:

1. Auditor Ekternal: Auditor yang bekerja untuk kantor akuntansi publik. Biasanya terdapat pada perusahaan kecil.

2. Auditor Internal: Auditor yang dimiliki sendiri oleh perusahaan. Biasanya pada perusahaan besar memiliki  auditor internal sendiri.

Jenis-jenis Audit Internal dibagi berdasarkan posisi audit dalam perusahaan yang ada, sebagai berikut:

1.      Audit Keuangan

Menguji akurasi catatan keuangan perusahaan. Audit keuangan melakukan verifikasi terhadap keakurangan record perusahaan dan merupakan jenis aktivitas yang dilakukan oleh auditor eksternal. Auditor internal juga melakukan audit keuangan khusus terpisah dari apa yang dilakukan oleh auditor eksternal, atau dapat bekerja sama dengan eksternal.

2.      Audit Operasional

Bertugas memeriksa efektivitas prosedur. Audit operasional tidak dilakukan untuk memverifikasi keakuratan record, namun untuk memvalidasi (mensahkan) efektivitas prosedur. Sistem yang dipelajari hampir semuanya bersifat konseptual, bukannya fisik, dan mungkin melibatkan atau tidak melibatkan penggunaan komputer. Dilakukan oleh analis sistem selama tahap analis dari siklus hidup sistem.

3.      Audit Kesesuaian

Bertugas memeriksa efektivitas prosedur secara berkelanjutan. Kesesuaian, merupakan lanjutan dari kegiatan audit operasional. Audit kesesuaian akan berlanjut terus, sehingga prosedur di perusahaan akan terus berjalan dengan baik.

Audit persetujuan (Kesesuaian) adalah sama dengan audit operasional kecuali bahwa audit persetujuan bersifat keluar. Sebagai contoh, auditor internal bisa secara random menentukan pekerja dan secara perorangan para pekerja diberi cek pembayaran, dan bukannya rnenggunakan pengiriman. Hal ini memastikan bahwa nama pada sistem penggajian menggambarkan pekerja yang sebenarnya dan bukannya hanya entri fiktif yang dibuat oleh supervisor yang bertanggung jawab, yang hanya ingin mendapat bagian dari pembayaran tersebut.

4.      Rancangan Sistem Pengendalian Internal

Rancangan sistem pengendalian internal merupakan rencana untuk pelaksanaan audit-audit agar berjalan lebih baik.Auditor internal berpartisipasi aktif dalam pengembangan sistem. Dalam auditing operasional dan persetujuan, auditor internal mempelajari sistem yang telah ada. Namun, tak heran kenapa auditor harus menunggu sampai suatu sistem diimplementasikan, sehingga ia tak dapat memberikan masukan terhadap pemasangan sistem itu. Salah satu alasannya adalah akan lebih terlalu mahal untuk rnengoreksi kesalahan sistem pada waktu sistem itu telah diimplementasikan dari pada melakukan koreksi kepadanya selama waktu perancangan. Alasan yang lebih penting lagi adalah adanya kenyataan bahwa auditor internal dapat menyumbangkan keahliannya untuk meningkatkan kualitas sistem tersebut.

Seorang auditor memiliki sejumlah kriteria yang harus dipenuhi karena akan berkaitan erat dengan pekerjaan yang diembannya. Berikut akan kami ulas secara singkat:

1.      Objektivitas

Pentingnya objektivitas. Seperti halnya auditor eksternal, unsur yang berbeda dari pekeja lainnya yang harus dimiliki oleh auditor internal adalah objektivitas. Evaluasi dan saran yang diberikannya adalah untuk mengoreksi sistem orang lain, tidak pernah untuk sistemnya sendiri. Oleh karena itu, ha1 ini akan menjadi sangat gawat bila situasi untuk mengoreksi sistemnya sendiri ini tejadi.

Agar audit internal selalu dapat menjaga keobjektivitasannya, ia tidak disertakan untuk bertanggung jawab atas sistem yang telah ia bantu dalam pengembangan. Ia hanya bekerja dalam kapasitasnya sebagai pemberi saran. Ia membuat rekomendasi atau saran kepada manajemen dan membuat keputusan manajemen mengenai apakah akan mengimplementasi rekomendasi tersebut atau tidak. Dalam hal ini, auditor intemal melakukan pekerjaannya persis sama dengan analis sistem.

2.      Independensi

Independensi adalah keadaan bebas dari pengaruh, tidak dikendalikan oleh pihak lain, tidak tergantung pada orang lain (Mulyadi dan Puradireja, 2002: 26). Dalam SPAP (IAI, 2001: 220.1) auditor diharuskan bersikap independen, artinya tidak mudah dipengaruhi, karena ia melaksanakan pekerjaannya untuk kepentingan umum (dibedakan di dalam hal ia berpraktik sebagai auditor intern).

3.    Subsistem Intelegen Keuangan

Subsistem Intelijen Keuangan, yaitu mengumpulkan data dari masyarakat keuangan yaitu bank, agen pemerintah, pasar pengaman dan sebagainya. Komponen ini memonitor denyut nadi ekonomi nasional dan memberikan informasi kepada eksekutif perusahaan dan analisis keuangan mengenai trend yang dapat mempengaruhi perusahaan. Berperan untuk digunakan mengidentifikasikan sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik. Informasi yang diperoleh berasal dari beberapa pihak antara lain : 

Informasi pemegang saham, contoh: Laporan tahunan atau triwulan. Informasi Masyarakat keuangan Pengaruh lingkungan pada arus uang (Pemerintah Pusat dan Daerah)

Subsistem Output

Sistem Informasi Keuangan (SIK) mencakup tiga subsistem output yaitu: Subsistem peramalan, Subsistem manajemen dana, dan Subsistem pengendalian/pengontrolan.

1.    Subsistem Peramalan

Subsistem Peramalan memproyeksikan aktivitas perusahaan untuk  jangka waktu sepuluh tahun atau pun lebih. Aktivitas tahun yang akan datangterutama dipengaruhi oleh permintaan pasar dan hambatan internal sepertikapasitas produksi, dan keuangan yang ada. Bila jangka waktu peramalan tersebut diperpanjang, maka pengaruh lingkungan meningkat. Perubahan kebutuhan harus diantisipasi, seperti halnya mengantisipasi iklim ekonomi. 

Model peramalan telah dikembangkan, yaitu meliputi data internal dan lingkungan. Data ini akan memberikan dasar bagi perencanaan jangka pendek dan jangka panjang. Model ini berfungsi sebagai alat DSS untuk memecahkan masalah  yang  menjadi kurang terstruktur karena adanya perpanjangan jangka waktu perencanaan.

Ada berbagai macam teknik peramalan yang dapat digunakan untuk melihat masa depan. Perusahaan biasanya akan menggunakan kombinasi dari beberapa teknik, dengan mencari prediksi masa depan yang paling baik.

Sebagian besar teknik tersebut bersifat informal dan sangat tergantung pada pengetahuan, pertimbangan, dan intuisi manajer. Teknik yang lain menggunakan metode kuantitatif. Metode kuantitatif telah lama digunakan untuk  peramalan sebelum ia diterapkan untuk bidang lain dalam operasi perusahaan.

1. Metode Peramalan

2. Metode Kuantitatif

Bagian keputusan terstruktur dapat ditangani dengan metode kuantitatif yang berjangkauan dari yang paling sederbana sampai yang sangat kompleks. Salah satu teknik yang tetap populer selama dua puluh lima tahun atau lebih adalah regresi. Ia melibatkan hubungan aktivitas yang menjadi ramalan, seperti penjualan, dengan beberapa aktivitas lainnya, seperti jumlah tenaga penjual.

2. Metode Non Kuantitatif

Pendekatan non-kuantitatif tidak melibatkan penghitungan data. Manajer melakukan penalaran, seperti, "Kami menjual dua ribu unit pada tahun la1u dan kami harus dapat meningkatkan penjualan tersebut. Maka, saya pikir kami akan menjual dua ribu lima ratus pada tahun yang akan datang." Ramalan seperti ini hanya mempunyai sedikit dasar atau bahkan tidak sama sekali, atau ramalan tersebut dapat dihasilkan dari pengalaman penglihatan bisnis yang telah bertahun-tahun. Banyak manajer yang dapat melakukan pendekatan non-kuantitatif ini dengan sangat baik.

Beberapa perusahaan telah menetapkan sistem formal yang mencakup metode kuantitatif. Ada tiga metode, yaitu konsensus panel Delphi dan Rapat elektronik:

a.    Tehnik Konsensus Panel

Teknik konsensus panel terdiri atas kelompok ahli yang secara terbuka membahas faktor yang berhubungan dengan masa depan dan melakukan sebuah proyeksi yang didasarkan pada input kombinasi.

b.   Metode Delphi

Metode Delphi melibatkan sekelompok ahli yang tidak bertemu secara perorangan, namun mereka memberikan respon kepada serangkaian quesioner yang dibuat oleh seorang koordinator. Setiap putaran kuesener menggabungkan input dari putaran sebelumnya. Dengan demikian, sedikit demi sedikit isinya tersaring terus.

Beberapa prinsip-prinsip yang mendasari subsistem manajemen peramalan adalah sebagai berikut

a.    Semua ramalan adalah proyeksi dari masa lalu

Dasar terbaik untuk memprediksi apa yang akan terjadi di masa datang adalah dengan melihat apa yang telah terjadi di masa lampau. Semua jenis peramalan mengikuti pendekatan atau cara ini. Inilah mengapa data accounting begitu penting untuk peramalan; yaitu ia memberikan dasar historis.

b.   Semua ramalan terdiri atas keputusan semi terstruktur 

          Keputusan peramalan adalah contoh jenis semi terstruktur yang tepat yang diberikan oleh DSS. Keputusan didasarkan pada beberapa variabel yang dapat diukur dan beberapa variabel yang tak dapat diukur.

c.    Tak ada teknik peramalan yang sempurna

Paket peramalan mainframe yang canggih pun tidak dapat diharapkan memberikan keakuratan prediksi 100 persen.

Karena manajer mengetahui akan sifat peramalan ini, ia banyak menggunakan pertimbangannya dalam menggunakan output untuk dasar  perencanaan masa yang akan datang.

2.    Subsistem Manajemen Dana

Kita telah mengetahui bahwa fungsi keuangan menggambarkan arusuang dalam perusahaan. Subsistem manajemen dana adalah bagian dari sistem informasi keuangan yang mempunyai pengaruh yang sangat kuat pada arus tersebut.

Model Cash Flow adalah contoh yang tepat mengenai cara penggunaan komputer untuk mengelola arus uang, karena ia mencakup seluruh struktur yaitu dari penerimaan cash sampai pembayaran atau pengeluaran cash. Banyak keputusan subsider atau tambahan yang harus dibuat dalam struktur ini, dan subsistem manajemen dana dapat memberikan dukungan. Perusahaan tidak secara penuh dipengaruhi oleh lingkungannya. Berkaitan dengan sumber uang, perusahaan dapat mepengaruhi arus yang mengalir ke dan dari lingkungan. Program yang ada di dalam subsistem manajemen dan amemungkinkan manajer keuangan untuk membuat keputusan yang dapat mempengaruhi arus tersebut sesuai yang dikehendaki. Kita telah melihat bagaimana expert system dapat digunakan untuk mengatur arus masuk dengan cara menerapkan kebijaksanaan kredit perusahaan. Pengaruh yang kuat atas arus keluar ditahan oleh subsistem pengontrolan.

3.    Subsistem Pengendalian/Pengontrolan

Subsistem ini terutama terdiri dari atas program yang menggunakan data yang dikumpulkan oleh subsistem pemroses data, guna untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan bagaimana uang tersebut digunakan. Laporan itu biasanya membandingkan penampilan keuangan yang sebenarnya dengan anggaran. Subsistem Pengendalian memungkinkan manajer untuk mengontrol penggunaan anggaran.

1.    Proses Penganggaran

Proses penyusunan anggaran terdiri atas sejumlah keputusan semiterstruktur. Selain sangat dibutuhkan dukungan data dalam bentuk record accounting historis, juga diperlukan berbagi pertimbangan. Ada tiga pendekatan atau cara umum yang dapat dilakukan perusahaan dalam menyusun anggarannya yaitu top-down, bottom-up, dan partisipatif.

a.    Pendekatan Top-Down

Bila dilakukan top-down, eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran yang kemudian penentuannya dibebankan kepada tingkat dibawahnya. Rasionalisasi pelaksanaan pendekatan ini adalah bahwa eksekutif mempunyai pemahaman yang paling baik mengenai tujuan jangka panjang perusahaan dan dapat mengalokasikan dana yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut.

b.    Pendekatan Bottom-Up

Bila dilakukan pendekatan bottom-up, proses penyusunan anggaran dimulai dari tingkat organisasional paling bawah dan naik ke atas. Logikanya adalah bahwa orang yang berada pada tingkat bawah adalah yang paling dekat dengan tindakan dan paling dapat menentukan kebutuhan sumbernya.

c.    Pendekatan Partisipatif

Karena adanya kelemahan dari pendekatan top-down dan bottom-up tersebut, maka yang paling umum yang dilakukan adalah proses penyusunan anggaran partisipatif. Yaitu, orang akan menerima dana turut ambil bagian dalam penyusunan jumlah dana tersebut. Ini adalah pendekatan give and take, yakni bahwa manajer pada berbagai tingkat melakukan negosiasi untuk menyusun anggaran agar semuanya mendapat kepuasan. Manajer tingkat menengah berperan pokok dalam proses ini, yaitu dengan memberikan pandangan jangka panjang kepada eksekutif dan memberikan pandangan mengenai kebutuhan jangka pendek  bagi manajer tingkat bawah.

2.    Laporan  Anggaran

Anggaran operasi untuk sebuah unit, seperti departemen atau devisi, terdiri atas jumlah untuk tiap item pengeluaran pokok (gaji, telepon, sewa, pemasok dan sebagainya). Item pengeluaran ini biasanya dialokasikan perbulan sepanjang tahun fiskal agar sesuai dengan tingkat fluktuasi aktivitas. Setiap manajer yang mempunyai tanggung jawab anggaran ini menerima laporan bulanan, yang menunjukkan pengeluaran sebenarnya dari tiap unitdibandingkan dengan anggaran. Laporan ini biasanya mempunyai dampak yang besar pada manajer. Dalam beberapa perusahaan, rencana kompensasi manajemen sebagian didasarkan pada penampilan anggaran. Mungkin perusahaan akan memberikan bonus jika penampilannya tidak melenceng dari anggaran. Tujuannya adalah untuk memenuhi jumlah keseluruhan yang dianggaran selam setahun.

3.    Rasio  Penampilan

          Selain untuk menyusun anggaran, subsistem pengontrolan juga menghasilkan sejumlah rasio penampilan, yang memungkinkan manajer pada semua tingkatan untuk membandingkan penampilan mereka dengan standar industri perusahaan tersebut, serta mungkin dengan bisnis secara keseluruhan. Rasio ini dihitung dengan menggunakan total rekapitulasi dari transaksi akuntansi. Hanya ada beberapa rasio. Diantaranya, yang paling terkenal adalah current ratio yang mengukur tingkat hutang jangka pendek dengan aset yangdapat diubah menjadi cash dengan mudah, yang dapat dicakup oleh unit perusahaan atau organisasional. Rasio sebesar 1,0 atau lebih besar adalah yang diinginkan, karena ia berarti bahwa hutang dapat ditutup tanpa harus menjual beberapa aset. Rasio populer yang lain adalah inventory turnover.

Penggunaan sistem informasi keuangan oleh Manajer

Arus uang keluar perusahaan dipengaruhi oleh anggaran operasi. Manajer di seluruh perusahaan menggunakan anggaran sebagai mekanisme pengendalian. Laporan anggaran bulanan selama tahun fiskal memberitahukan manajer seberapa baik kinerja mereka dibandingkan dengan anggarannya. Manajer juga menggunakan rasio-rasio untuk membandingkan kinerja unitnya dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan, industri dan bisnis secara keseluruhan.