SISTEM INFORMASI PEMASARAN

Pengertian Sistem Informasi Pemasaran

Sistem Informasi Pemasaran yaitu seperangkat prosedur dan metode untuk pengumpulan data, analisis, dan penyajian informasi yang teratur dan terencana yang digunakan dalam pengambilan keputusan pemasaran.

Pengertian Sistem Informasi Pemasaran perlu kita ketahui agar bisa menjalankan strategi pemasaran yang efektif, serta bisa juga dalam menerapkan sistem komunikasi pemasaran dalam memahami pengertian riset pemasaran.

Pengertian Sistem Informasi Pemasaran adalah proses ataupun kegiatan yang di lakukan oleh peseorangan dan organisasi atau perusahaan yang bertujuan untuk mendapat memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan pendistribusian promosi dan penentuan harga barang dan jasa.

Sistem Informasi Pemasaran (Implementasi) jika didefinisikan dalam arti yang luas, sistem informasi pemasaran adalah kegiatan peseorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan pendistribusian promosi dan penentuan harga barang jasa dan gagasan. Sistem informasi pemasaran selalu digunakan oleh bagian pemasaran dalam sebuah perusahaan untuk memasarkan produk-produk perusahaan tersebut. Sistem informasi ini merupakan gabungan dari keputusan yg berkaitan dengan produk, tempat, promosi, dan harga produk. Strategi pemasaran terdiri dari gabungan unsur-unsur yang dinamakanBauran Pemasaran (Marketing Mix), yaitu 4P (Product, Promotion, Place, Price).

1.Product (Produk)

Product (produk) adalah apa yang dibeli oleh konsumen untuk memuaskan keinginan atau kebutuhannya. Produk dapat berupa barang fisik, berbagai jenis jasa, atau suatu gagasan.

2. Promotion (Promosi)

•         Promotion (promosi) berhubungan dengan semua cara yang mendorong penjualan produk, termasuk periklanan (advertising) dan penjualan langsung (direct sales).

3. Place (Tempat)

•         Place (tempat) berhubungan dengan cara mendistribusikan produk secara fisik kepada konsumen melalui saluran distribusi.

4. Price (Harga)

•         Price (harga) terdiri dari semua elemen yang berhubungan dengan apa yang dibayar oleh konsumen untuk produk yang digunakannya.

Struktur Organisasi Fungsional

Perusahaan bisnis telah teratur dalam hal tugas-tugas atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan. Semua jenis organisasi memiliki fungsi pemasaran, keuangan, sumber daya informasi, dan jasa informasi, walau nama-nama ini jarang terlihat pada bagan organisasi. Perusahaan yang memiliki fungsi manufaktur adalah perusahaan yang memproduksi produk yang dijualnya. Fungsi-fungsi lain meliputi engineering, dan penelitian dan pengembangan.

Prinsip-Prinsip Pemasaran

Banyak orang berpikir mengenai pemasaran dalam arti yang sempit, seperti hanya mencakup penjualan dan periklanaan. Namun, pakar mendefinisikannya sangat luas. Satu definisi menyatakan bahwa pemasaran terdiri dari kegiatan perorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan, pendistribusian, promosi dan penentuan harga barang, jasa dan gagasan.

Pandangan ini menunjukaan luasnya permasalahan yang harus dipecahkan oleh manajer pemasaran demikian pula luasnya infoormasi yang diperlukan untuk memecahkan masalah-masalah itu.

Bauran Pemasaran

Manajer pemasaran memiliki bergam sumber daya untuk dikaryakan. Tujuannya adalah mengembangkann strategi yang menerapkan sumber daya ini bagi pemasaran barang, jasa dan gagasan perusahaan.

Strategi pemasaran terdiri dari campuran unsur-unsur yang dinamakan bauran pemasaran (marketing mix) yaitu produk, promosi, tempat, dan harga (product, promotion, place, and price). Semua itu dikenal sebagai 4 P. Produk (product) adalah apa yang dibeli oleh pelanggan untuk memuaskan keinginannya atau kebutuhannya. Produk dapat berupa barang fisik, berbagai jenis jasa, atau suatu gagasan. Promosi (promotion) berhubungan dengan semua cara yang mendorong penjualan produk, ternasuk periklanan dan penjualan langsung. Tempat (place) berhubungan dengan cara mendistribusikan produk secara fisik kepada pelanggan melalui saluran distribusi. Harga (price) terdiri dari semua elemen yang berhubungan dengan apa yang dibayar oleh pelanggan untuk produk itu

 Evolusi Sistem Informasi Pemasaran

•         Pada tahun 1966, Prof. Philip Kotler dari Northwestern University, menggunakan istilah Pusat Saraf Pemasaran (Marketing Nerve Center)untuk menggambarkan suatu unit baru di dalam pemasaran yang mampu mengumpulkan dan mengolah informasi pemasaran.

•         Walaupun Kotler tidak menggunakan istilah sistem informasi pemasaran, tetapi itulah yang ada dalam pikirannya.

•         Kotler mengidentifikasikan 3 jenis informasi pemasaran, yaitu :

Intelijen Pemasaran (Marketing Intelligent), informasi yang mengalir dari lingkungan ke perusahaan.

Informasi Pemasaran Intern (Internal Marketing Information), informasi yang dikumpulkan di dalam perusahaan.

Komunikasi Pemasaran (Marketing Communication), informasi yang mengalir dari perusahaan ke lingkungan.

Gambar Arus Informasi menurut Kotler

EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS

EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS

Pengertian sistem informasi merupakan satu kesatuan unsure (manusia dan peralatan) yang bekerja secara bersama untuk melaksanakan pengolahan informasi dari mulai pengumpulan,pengolahan, penyimpanan dan pendistribusiannya. Pengertian eksekutif merupakan pelaksana/yg bertindak untuk melaksanakan suatu system informasi. Contoh: direktur, kepala – kepala bagian, presiden atau gubernur bagian. Pengertian Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah Sistem yang dibuat hanya untuk digunakan para Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Dimana dalam sistem ini hanya menampilkan grafik dan laporan dari seluruh proses bisnis pada organisasi atau perusahaan tersebut.
EIS dirancang untuk membantu eksekutif mencari informasi yang dibutuhkan. Eksekutif dapat memilih format-format secara grafis dan tabular. Mengapa harus EIS. Karena eksekutif memerlukan informasi baik internal maupun external. Oleh sebab itu EIS lah yang dapat memenuhi kebutuhan eksekutif ini. Tentang konsep mengapa diperlukan EIS adalah sebagai berikut sesuai dengan keperluan :

a. Eksternal
-  meningkatkan persaingan
-  dengan cepat mengantisipasi perubahan lingkungan
-  kebutuhan untuk menjadikan lebih proaktif
-  kebutuhan untuk mengakses database external
-  meningkatkan regulasi pemerintah

b.  Internal
-  kebutuhan informasi yang tepat
-  kebutuhan perbagikan komunikasi
-  kebutuhan mengakses data operasional
-  kebutuhan meng-update status pada aktifitas yang berbeda
-  kebutuhan untuk meningkatkan keefektifan
-  kebutuhan untuk mengenal data historis
-  kebutuhan untuk mengakses data perusahaan
-  kebutuhan untuk informasi yang lebih akurat

1.      The Characteristics of Executive Information Systems

-        Drill down

merupakan salah satu kemampuan pada sistem informasi  eksekutif yang paling bermanfaat menyediakan detail informasi. Dengan tekhnik Drill Down, eksekutif dapat mengambil informasi yang lebih rinci sesuai kebutuhan.

-        Critical Success Factor

merupakan faktor penentu keberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi dimana CSF tiap-tiap perusahaan berbeda-beda, dan factor-factor tersebut harus dijalankan dengan baik untuk pengembangan bisnis dan pencapaian tujuan perusahaan.

-        Status Access

dimana data atau laporan terakhir dapat diakses setiap saat dengan menggunakan komunikasi jarak jauh.

-        Analysis

Eksekutif dapat memilih isi database, alat/program yang digunakan, dan hasil informasi yang diinginkan.  Menampilkan informasi dengan berbagai bentuk diantaranya informasi grafik, tabular

-        Exception Reporting

karakteristik ini didasarkan atas konsep management exception yang mengarahkan perhatian eksekutif kepada penyimpangan pada standar yang telah ditetapkan.

-        Bersifat user-friendly

Mudah digunakan dan dalam penggunaannya hanya dibutuhkan keterampilan yang sedikit tanpa diadakan pelatihan.

-        Menyediakan solusi berdasarkan fakta yang tersedia

2.      Unique Information Needs of Executives

Sama seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif

-        Penelitian Mintzberg

Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima kegiatan dasar membentuk waktu CEO : tugas administrasi, panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, dan kunjungan. Mintzberg tidak secara khusus memasukan output computer dalam penelitiannya, menggabungkan semua media tertulis dalam kategori dokumen. Ia menekankan peran system informal yang menkomunikasikan informasi lisan , dan menyimpulkan, “Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasinya secara tepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.”

-          Penelitian Jones dan McLeod

Hasil penelitian :

a.       Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya lingkungan (eksternal) tetapi informasi internal diberi nilai lebih tinggi.

b.      Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.

c.       Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.

-          Penelitian Rockart dan Treacy

Hasil penelitian :

a.       Tujuan Sentral

Eksekutif menggunakan informasi dari komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

b.      Inti Data Bersama

Database berisi informasi mengenai berbagai data industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam tiga periode waktu, masa lalu, masa kini dan masa depan.

c.       Metode Penggunaan

Eksekutif menggunakan Sistem Informasi Eksekutif untuk mengakses status saat ini, memproyeksikan trend dan melakukan analisis pribadi atas data.

d.      Organisasi Pendukung

Para eksekutif dibantu oleh :

1.      Pelatih SIE (anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar perusahaan).

2.      Pengendali SIE (anggota staf eksekutif yang mengorganisasikan peralatan bagi eksekutif).

3.      Suggestions for Improving Information Systems

Seorang eksekutif yang belum menggunakan komputer dikarenakan hanya merasa

belum bisa memanfaatkan sumber informasinya. Eksekutif tersebut harus melakukan langkah

untuk   mengembangkan   peranan   komputer   dalam   sistem   informasinya.   Namun   untuk rnelakukannya, eksekutif juga harus berusaha untuk meningkatkan komponen non‐komputer.

Program yang terdiri dari lima langkah untuk mencapai pengembangan ini dijelaskan berikut

ini:

1. Menyimpan inventansasi dari transaksi informasi yang masuk.

2. Merangsang terjadinya sumber yang bemilai tinggi.

3. Mengambil manfaat dari peluang yang ada.

4. Menyesuaikan sistem dengan kebutuhan perorangan

5. Memanfaatkan teknologi.

4.      Computer-Based Executive Information System

-          Model EIS

Konfigurasi  EIS berbasius computer biasanya meliputi suatu computer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai eksekutif workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder , kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif.

Database eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan. Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya (preformatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi manajemen adalah salah satu dari lima subsistem utama CBIS. Tujuannya adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. Suunit dapat didasarkan pada area fungsional atau tingkatan manajemen.

SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Laporan dan output model dapat disediakan dalam bentuk table atau grafik.Pengaruh perilaku selalu penting bagi kinerja system informasi , tetapi terutama penting bagi system informasi organisasi seperti SIM. Para manajer dan spesialis informasi dapat membuat program yang dirancang untuk mengubah dampak negative dari pengaruh perilaku menjadi hasil yang positif. SIM mencerminkan suatu sikap para eksekutif yang menginginkan agar computer tersedia untuk semua pemecah masalah perusahaan. Ketika SIM berada pada tempatnya dan berfungsi seperti yang diinginkan , SIM dapat membantu manajer dan pemakai lain di dalam dan di luar perusahaan mengidentifikasi dan memahami masalah.

Konsep Subsistem Informasi Organisasi

Sistem – system informasi fungsional ini, atau subset – subset SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai atas informasi mengenai area – area fungsional, mendapatkan publikasi luas di beberapa area dan sedikit kurang di area lain. Pemasaran merupakan area pertama yang menerima pemikiran system informasi fungsional, dan banyak usaha dilakukan untuk menjelaskan cara penerapan computer ke seluruh operasi pemasaran.

Area manufaktur juga menerima pengolahan computer dan menerapkan tekhnologi itu baik sebagai system informasi konseptual maupun sebagai komponen dalam system manufaktur fisik. Suatu area fungsional yang mengadopsi sebutan system informasi adalah sumber daya manusia, dan inilah area yang paling banyak mendapat perhatian. Istilah system informasi sumber daya manusia (Human Resources Information System – HRIS) dan Sistem Manajemen  Sumber daya Manusia ( Human Resources Management System – HRMS) sudah umum.

Suatu gejala yang aneh adalah kenyataan bahwa unit jasa informasi tidak menunjukkan minat yang sungguh untuk menerapkan konsep SIM dalam areanya sendiri. Ini ibarat anak pembuat sepatu bertelanjang kaki. CIO dan para manajer jasa informasi lain telah menggunakan informasi yang dihasilkan computer selama bertahun-tahun tetapi sebelum memformalkan penggunanya dalam bentuk system informasi. Satu hal penting lain adalah bahwa system-sistem fungsional bukanlah suatu alternative untuk memiliki SIM perusahaan yang menyeluruh. Akan sukar bagi perusahaan untuk memiliki SIM yang baik jika satu atau beberapa area fungsional tidak berkontribusi. Strategi yang disarankan adalah pertama menerapkan suatu SIM, kemnudian melanjutkan dengan subsistem-subsistem organisasional.

Perangkat Lunak Penulis Laporan

Model SIM memperlihatkan dua jenis perangkat lunak yang menghasilkan informasi penulis laporan dan pembuatan model matematika. Perangkat lunak penulis laporan terdiri dari program – program yang menghasilkan laporan periodic dan khusus. Jika anda mengambil suatu laporan dari meja seorang manajer, anda tidak dapat membedakan apakah itu merupakan laporan [periodic atau khusus. Keduanya dapat tampak sama persis, yang membedakannya adalah cara terpicunya.

·                     Laporan Periodik : Disiapkan sesuai jadwal tertentu. Contohnya adalah analisis penjualan buolanan menurut pelanggan. Karena laporan – laporan seperti ini dahulu merupakan cirri punchedcard dan keydriven system sebelum era computer, mereka menyediakan semua output informasi dari SIM awal.

·                     Laporan Khusus : Disiapkan apabila sesuatu luarbiasa terjadi. Contohnya adalah laporan kecelakaan; contoh lain adalah jawaban atas database query. Laporan khusus memiliki cirri kekinian yang biasanya tidak terdapat dalam laporan periodic.

Menyatukan Management by Execption ke dalam laporan

Isi informasi laporan periodic dan khusus dapat ditingkatkan dengan menyatukan konsep management by exception. Konsep ini menjelaskan model umum perusahaan. Dalam model ini pengolah informasi membandingkan kinerja actual dengan standard an memberitahukan manajer jijka kinerja menyimpang dari batas yang dapat diterima. Management by Exception dapat disatukan ke dalam laporan melalui empat cara , yakni ;

·                     Menyiapkan Laporan hanya jika terjadi perkecualian

Ini merupakan tekhnik yang menyatu didalam model system umum, yang tiap entry dari data laporan adalah mengandung perkecualian.

·                     Menggunakan Urutan Laporan Untuk Menyoroti Perkecualian

Catatan-catatan laporan dapat diurutkan menjadi urutan menaik atau menurun berdasarkan satu atau beberapa field kunci, sehingga menarik perhatian pemakai pada catatan tertentu.

·                     Mengelompokkan Perkecualian Bersama-sama

Laporan dapat dirancang sehingga manajer dapat mencari perkecualian pada area-area tertentu.

·                     Menunjukkan Varians dari Normal

Kegiatan actual dibandingkan dengan rencana kegiatan dan perbedaannya ditampilkan sebagai varians.

Pembuatan Model Matematika

Jenis kedua perangkat lunak SIM berbentuk model matematika. Model adalah penyederhanaan dari sesuatu; model menggambarkan fenomena suatu obyek atau suatu kegiatan. Fenomena itu disebut entitas. Jika model menggambarkan perusahaan , perusahaan itu adalah entitasnya. Jika model menggambarkan fluktuasi volume penjualan, volume penjualan adalah entitasnya. Model matematika dapat dikelompokkan dalam tiga dimensi pengaruh waktu, tingkat keyakinan , dan kemam[puan mencapai optimisasi.

·                     Model Statis atau Dinamis

Model static tidak menyertakan variable. Model ini berkaitan dengan suatu situasi pada satu titik waktu tertentu, seperti suatu foto. Model yang menyertakan waktu sebagai variable adalah model dinamis. Model ini menggambarkan entitas dari waktu ke waktu, sperti suatu film.

·                     Model Probabilistik atau Deterministik

Probabilita adalah peluang terjadinya sesuatu. Model yang mencakup probabilita disebut model probabilistic. Model yang sebaliknya adalah, model deterministic.

·                     Model Optimisasi atau Suboptimisasi

Model optimisasi adalah model yang memilih solusi terbaik dari berbagai alternative. Model suboptimisasi sering disebut satisfying model, memungkinkan manajer memasukkan serangkaian keputusan dan model; akan memproyeksikan hasilnya.

Simulasi

Simulation adalah suatu tindakan menggunakan model.

·         Skenario Model

Istilah sekenario digunakan untuk menjelaskan kondisi yang memepengaruhi simulasi. Elemen-elemen data yang menetapkan scenario disebut elemen-elemen data scenario.

·         Variabel Keputusan

Nilai-nilai input yang manajer masukkan untuk mengukur dampaknya pada entitas dikenal sebagai variable keputusan.

·         Teknik Simulasi

Manajer biasanya melaksanakan model optisimasi hanya satu kali; hasilnya adalah solusi terbaikdengan scenario dan variable keputusan tertentu. Namun hanya suboptisimasi perlu dilaksanakan berulang-ulang, mencari kombinasi variable keputusan yang menciptakan hasil yang memuaskan.

·         Format Output Simulasi

Merupakan suatu praktek yang baik untuk menyertsakan elemen-elemen scenario dan variable-variabel keputusan pada layer atau halaman yang sama dengan output.

Keuntungan Dan Kerugian Pembuatan Model

Manajer yang menggunakan model matematika dapat memperoleh keuntungan sebagai berikut:

1.            Proses pembuatan model dapat menjadi pengalaman belajar, dimana pada setiap proyek model dipelajari sesuatu yang baru mengeenai sistem fisik

2.            Kecepatan proses simulasi dapat mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu singkat, dimana dalam hitungan menit, dapat dibuat simulasi operasi perusahaan untuk bebrapa bulan, kuartal, atau tahun

1.            Model menyediakan daya prediksi – suatu pandangan ke masa depan – yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain

2.            Model lebih murah daripada metode trial and error; dimana proses pembuatan model memang mahal dalam hal waktu maupun perangkat lunak dan keras yang diperlukan untuk simulasi, tetapi biaya tersebut tidak setinggi biaya yang disebabkan keputusan yang buruk.

Adapun kerugian utama yang mengimbangi pembuatan model adalah:

1.            Kesulitan pembuatan model sistem bisnis, akan mengahasilkan suatu model yang tidak menangkap semua pengaruh pada entitas. Misalnya, dalam model yang baru dijelaskan, seseorang dalam perusahaan harus memperkirakan nilai-nilai dari elemen-elemen data skenario. Ini berarti bahwa pertimbangan yang menyeluruh sangat diperlukan dalam menerapkan keputusan yang didasarkan pada simulasi

2.            Diperlukan keahlian matematika tingkat tinggi, untuk mengembangkan sendiri model-model yang lebih kompleks, keahlian itu juga diperlukan untuk menafsirkan output secara tepat.

Untuk mengatasi kerugian tersebut, dilakukan perubahan dengan mengkombinasikan peralatan pembuatan model yang lebih memudahkan pemakai dan manajer yang lebih mengerti informasi dan komputer. Disamping itu peningkatan keahlian matematika mutlak dilakukan untuk mampu mengimbangi model yang semakin rumit.

SIM dan Pertimbangan Faktor Manusia

Berbagai pengaruh yang dapat mempengaruhi kinerja para pegawai  saat mereka melaksanakan tugas yang berkaitan dengan komputer dipandang sebagai pertimbangan faktor manusia. Rasa takut pegawai akan kehilangan pekerjaan karena digantikan oleh komputer, sehingga dampaknya merugikan perusahaan dapat dikurangi dengan adanya bantuan spesialis informasi kepada manajemen melalui langkah :

Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan serta memberikan pada pegawai tugas yang menentang kemampuan mereka.

Menggunakan komunikasi formal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan.

Membangun hubungan kepercayaan antar pegawai , specialis informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan bersikap jujur mengenai dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji.

Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.

Menempatkan SIM dalam Perspektif

Sim merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan utamanya menyediakan informasi bagi manajemen karena itu dinamakan system informasi manajemen. Selain melayani lebih banyak orang daripada manajer perusahaan , SIM mulai diidentifikasikan dengan komputasi bisnis secara umum. Sekarang anda dapat mengunjungi perusahaan dan menemukan departemen SIM dan wakil presiden SIM. Anda dapat mengunjungi sekolah bisnis dan fakultas ilmu computer dan menemukan professor SIM dan jurusan SIM. Istilah SIM mungkin menikmati masa jayanya selama tahun 1960-an ketika konsep tersebut pertama kali muncul. Sejak saat itu istilah tersebut paling sering diungkapkan dalam bentuk subsistem-subsistem oraganisasi, sperti system informasi eksekutif dan system informasi pemasaran. Perusahaan terus berusaha mengembangkan dan memperbaiki subsistem-subsistem ini.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan Informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi yang berguna bagi semua pemakai baik di dalam maupun di luar perusahaan.

Sistem Informasi Akuntansi juga dapat diartikan sebagai kumpulan kegiata-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan Informasi keuangan dan Informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal maupun eksternal perusahaan.

Sistem Informasi Akuntansi menyiapkan informasi bagi manajemen dengan melaksanakan operasi-operasi tertentu atas semua data sumber yang diterimanya dan juga mempengaruhi hubungan organisasi perusahaan dengan lingkungan sekitarnya.

Sebagai sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem yang bertugas mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupum di luar perusahaan. Selain itu sistem informasi akuntansi adalah satu – satunya CBIS(Computer Based Information System) yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan.

Informasi akuntansi  berhubungan dengan suatu fungsi yang bertanggung jawab terhadap arus dana kedalam perusahaan, dana diperlukan untuk mendukung kegiatan pemasaran, manufaktur dan kegiatan lainnya maka dari itu sangat perlu mengontrol semua arus dana agar penggunaannya bisa efektif.

Banyak pihak berkepentingan terhadap informasi keuangan suatu perusahaan. Jika dikategorikan ada dua kelompok besar yang sangat berkepentingan yaitu pihak eksternal dan internal. Keduanya mempunya peranan yang kuat dalam menentukan pertumbuhan perusahaan , terutama pihak internal yang terlibat langsung pada pengelolaan keuangan. Informasi yang dihasilkan oleh pihak internal perusahaan di gunakan sebagai pendukung dalam kegiatan perusahaan sehari – hari dan pendukung dalam proses pengambilan keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :

-           informasi akuntansi keuangan,Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak external.

-           Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

TUGAS PENGOLAHAN DATA

1.Pengumpulan Data
Pada pengumpulan data, sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

2.Perubahan Data / Manipulasi Data
Perubahan data / Manipulasi data adalah proses pengolahan data menjadi informasi yang lebih berguna.Operasi manipulasi data meliputi:

·         PengklasifikasianSetiap karyawan digolongkan menurut departemen.

·         PengurutanCatatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data.

·         PerhitunganMelakukan perhitungan dalam pembayaran gaji karyawan.

·         PengikhtisaranBanyak data yang perlu disarikan menjadi bentuk total, subtotal, dan rata-rata

3.Penyimpanan Data

Data disimpan pada media penyimpanan sekunder dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Sebagian besar dat dalam database adalah data akuntansi.

4.Penyiapan Dokumen

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan. Umumnya, output berbentuk dokumen tercetak. Namun, semakin banyak pemakai menggunakan tampilan layar. Output pada SIA dipicu oleh 2 hal:

·         Oleh suatu tindakan, output dihasilkan jika sesuatu terjadi.

·         Oleh jadwal waktu, output dihasilkan pada saat tertentu.

5.Pembuatan Dokumen

Dokumentasi adalah kumpulan dari dokumen-dokumen. Dokumen dokumen dalam dokumentasi system informasi akuntansi berisi tulisan berbentuk uraian (narative), formulir, flowchart, diagram dan tulisan lainya menjelaskan bagaimana system bekerja. Informasi yang terkandung dalam dokumentasi harus dapat menjelaskan tentang apa, siapa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, informasi dikeluarkan serta didistribusikan, dan system dikendalikan. Karena diagram dapat merespresentasikan ribuan kata maka para pengembang system informasi akuntansi lebih suka menggunaka diagram seperti  flowchart, Data flow digram, Entiti Relationsiptori adalah tempat dimana dokumen-dokumen / dokumentasi , program yang berklaiatan dengan aplikasi dan projek disimpan. Tempat penyimpanan dokumen ini sangat membantu seorang analisis system untuk selalu dapat berhubungan dengan system informasi akuntansi suatu perusahaan baik secara keseluruhan atau perbagian secara mendetail.

   Peranan teknik pendokumentasian sebenarnya tergantung dari jenis pekerjaan, teknik pendokumentasi memiliki peranan panting dalam hal berikut ini:

1.      Sebuah sistem beropersi dapat terbaca dari dokumentasi yang tersedia.

2.      Dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi sistem pengendalian internal dan dapat menentapkan apakah sistem tersebut memenuhi kebutuhan perusahaan.

3.      Sebuah sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem tersebut dapat secara mudah dimengerti prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru harus menunjukkan sistem pengendalian internalnya

6. Sifat Pengolahan Data

Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan area apliksi yang lain.Pengolahan data menjalankan tugas yang penting. Pengolahan data adalah aktivitas yang diperlukan. Mengikuti prosedur standar secara relative. Peraturan dan latihan yang diterima menguraikan atau menerangkan cara pengolahan data yang akan dilakukan. Menghimpun data yang detail atau lengkap. Karena record pengolahan data menggambarkan aktivitas perusahaan secara lengkap, maka ia akan jadi alat untuk merekontruksi kembali tindakan/transaksi tersebut secara urut jika record diperlukan. Kronologi itu disebut dengan audit trail. Mempunyai fokus historis yang paling utama. Memberikan informasi pemecahn masalah mini.

KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

1.      Sistem informasi akuntansi melaksanakan tugas yang diperlukan oleh pemakai informasi saja

2.      Berpegang pada prosedur yang relatif standar : SIA bekerja sesuai dengan peraturan-peraturan yang mengikuti standar perusahaan

3.      Menangani data terinci : data yang ditangani SIA merupakan data yang sudah jelas dan lengkap

4.      Berfokus histories : data yang ditangani lebih difokuskan pada data yang telah dimiliki perusahaan sebelumnya

5.      Menyediakan informasi pemecahan masalah : SIA bertugas menyediakan berbagai macam informasi dalam pemecahan suatu masalah untuk lebih memudahkan dalam penyelesaianya

SUBSISTEM UTAMA DARI SISTEM DISTRIBUSI

1. SubSistem pesanan pelanggan: Subsistem yang menangani order dari pelanggan.

Pemasukan Pesanan

·         Edit data pesanan

·         Menghitung pemeriksaan kredit

·         Log pemesanan

·         Menandai pesanan yang telah dipenuhi

Persediaan

·         Memeriksa saldo persediaan

·         Memeriksa titik pemesanan kembali

·         Menambahkan jenis barang yang diterima

·         Menyediakan data buku besar

Penagihan

·         Mendapatkan data pelanggan

·         Menyipkan Faktur

Piutang Dagang

·         Menambah piutang baru & menghapus piutang yang telah dibayar

·         Menyediakan data buku besar

2. SubSistem pemesanan stok tambahan: Subsistem yang menangani perubahan dalam sediaan dan memberikan informasi pengiriman dan pemesanan kembali.

Pembelian

·         Memilih pemasok

·         Mendapat komitmen lisan

·         Menyiapkan pesanan pembelian

·         Menutup pesanan pembelian

Penerimaan

·         Proses penerimaan

·         Memberitahukan system lain

Hutang dagang

·         Membuat cacatan hutang pada pemasok

·         Membayar pada pemasok

·         Meghapus hutang yang telah dibayar

·         Menyediakan data buku besar

3. SubSistem proses buku besar
Subsistem ini mengkonsolidasikan data dari sistem akuntansi yang lain dan menghasilkan pernyataan-pernyataan dan laporan bisnis yang bersifat periodik

PERAN AKUNTANSI

Dalam dunia bisnis yang kompleks,mungkin menggunakan beratus-ratus tenaga kerja, mulai dari perencanaan pengembangan, direktur pemasaran sampai kepada bagian kebersihan. Bagaimana perusahaan merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengontrol semua kegiatannya, bagaimana mensuplai informasi kepada banyak orang dalam perusahaan,disinilah letak pentingnya peranan sistem informasi akuntansi.

Sistem informasi akuntansi melayani dua tipe pemakai yaitu dari pihak luar perusahaan(eksternal) dan dari pihak dalam perusahaan(internal). Pihak-pihak eksternal antara lain pelanggan,supplier,pemegang saham,pegawai,lembaga keuangan,pemerintah sedangkan pihak internal perusahaan antara lain manajemen,purchasing dan inventary contro management, production management, personal management, financial management.

Peranan SIA yaitu

1.      Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya dalam menghasilkan barang/jasa

2.      Memperbaiki efisiensi

3.      Memperbaiki pengambilan keputusan

4.      Menciptakan keunggulan kompetitif

SISTEM INFORMASI DALAM PEMECAHAN MASALAH

·         Menghasilkan output-output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar, yang sangat berguna danpenting dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen puncak.

·         Sistem informasi Akuntansi (SIA) menyediakan Database yang lengkap yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database ini menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS( Computer Based Information System) lain (terutama SIM dan DSS).