SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

1.      Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah system informasi sumber daya manusia atau HRIS (human resource information system). HRIS merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi department personalia sekarang diubah namanya menjadi fungsi SDM untuk menunjukan bahwa manusia didalam organisasi adalah sumber daya ekonomis yang penting.

Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision support system dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Database HRIS berisi tidak hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil. Output HRIS paling sering berbentuk laporan periodik dn database queries, tapi model matematika dan sistem pakar dapat juga digunakan. Output itu dihasilkan oleh perangkat lunak pesanan atau siap pakai. Perangkat lunak pesanan biasanya merupakan kerjasama SI dan SDM.

SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai.Dalam memenuhi tanggung jawabnya,SDM melaksanakan empat kegiatan utama.

-          Perekrutan dan Penerimaan (recruiting and hiring) 

Membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja,memberitahukan posisi yang d minta kepada agen kerja swasta maupun pemerintah,melakukan wawancara pemilihan,dan mengurus ujian bagi pegawai.

-          Pendidikan dan Pelatihan

Selama periode kepegawaian,SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

-          Manajemen Data

SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai,dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

-          Penghentian dan Administrasi Tunjangan

Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan-tunjangan,dan pembagian keuntungan yang semakin sulit administrasinya.Ketika pegawai berhenti kerja,SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara keluar.Salah satu tujuan wawancara ini untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya di masa datang.Setelah penghentian,SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak. 

2.      Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Dalam membuat model sistem informasi sumber daya manusia,umumnya menggunakan format umum yang sama dari subsistem input,database dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian dan intelijen. Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada penyimpanan komputer. Hanya 5,7% dari perusahaan HRSP melaporkan penggunaan database nonkomputer. Subsistem output mencerminkan arus sumber daya personil melalui perusahaan. Berbagai komponen input, penyimpanan dan output membentuk model HRIS.

Subsistem input meliputi:

-          Sistem Informasi Akuntansi

-          Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia

-          Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia

Subsistem Output meliputi:

-          Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja

-          Subsistem Perekrutan

-          Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

-          Subsistem Kompensasi

-          Subsistem Benefit

-          Subsistem Pelaporan Lingkungan

Database HRIS:

Meningkatnya kerumitan masalah yang berhubungan dengan personil, disebabkan oleh banyaknya peraturan pemerintah dan meluasnya pilihan benefit membuat penyimpanan data dalam komputer menjadi suatu keharusan. Bagi database SDM berbasis komputer, tersedia beberapa alternatif dalam hal isi, lokasi, manajemen dan pemasukan data.

3.      Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia

Subsistem intelijen sumber daya manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat kerja, mayarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing.

Database sumber daya manusia yang diperoleh dari lingkungan ini lebih dari 150 pemasok database riwayat hidup (resume) berbasis komputer yang dapat digunakan perusahaan dalam program perekrutan. Database ini ada dalam 5 kategori :

-          Database Perusahaan Pencari Eksekutif.

Perusahaan pencari eksekutif khususkan diri dalam menemukan pelamar untuk posisi eksekutif,akses ke database perusahaan pencari dibatasi pada perekrut dari perusahaan itu sendiri atau perekrut dari beberapa perusahaan serupa yang membentuk jaringan yang erat.

-          Database Universitas.

Sekitar 200 akademi dan universitas menyediakan database curriculum vitae bagi perekrut sebagai pelayanan bagi mahasiswa yang lulus atau alumni yang mencari pekerjaan.

-          Database Agen Tenaga Kerja.

Beberapa agen tenaga kerja yang besar memiliki database mereka sendiri. Database lain digunakan oleh beberapa agen yang membentuk jaringan. Akses ke database kategori ini lebih bebas daripada akses ke dua jenis sebelumnya.

-          Database Akses Umum

Database ini tersedia bagi siapa pun dengan bayaran.Salah satu yang terbesar adalah Career Placement Registry yang memiliki akses melalui jaringan DIALOG Information Service. Sekitar 60%  curriculum vitae adalah dari mahasiswa. Bayaran untuk akses berkisar $12 untuk mahasiswa sampai $45 untuk calon bagi pekerjaan bergaji $45,000.

-          Bank Pekerjaan Perusahaan (Corporate Job Banks)

Beberapa perusahaan besar seperti IBM, Hewlett-Packard, Travelers dan Wells Fargo menyimpan database sendiri untuk orang-orang yang dapat bekerja sebagai pegawai sementara. Perusahaan menggunakan bank pekerjaan saat mencari pengganti sementara untuk pegawai tetap yang sakit, cuti hamil, liburan dan sebagainya.

Database perekrutan seperti ini menggambarkan sistem formal untuk pengumpulan intelijen dari pemasok perusahaan.Sistem formal yang serupa dapat digunakan dengan pemerintah dan masyarakat keuangan.

4.      Bagaimana Manajer Menggunakan HRIS

HRIS serupa dengan sistem informasi keuangan dalam hal isinya yang menjadi perhatian manajer di seluruh perusahaan. Seperti halnya semua manajer berminat paada sumber daya uang mereka, manajer juga berminat pada sumber daya personil mereka.

Direktur SDM menggunakan informasi dari semua subsistem output. Seperti halnya eksekutif lainnya, manajer EEO/AA di dalam SDM, dan manajer lain di seluruh perusahaan.

Manajer unit-unit di dalam SDM memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang berhubungan dengan operasinya. Contohnya: manajer perencanaan SDM secara khusus tertarik pada subsistem perencanaan angkatan kerja. Dua manajer di luar SDM juga memiliki kepentingan khusus yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena dampak dari program kompensasi dan benefit pada status keuangan perusahaan. Manajer dari bagian gaji pada departemen akuntansi berkepentingan khusus dalam subsistem kompensasi. Jadi, setiap hari para manajer di seluruh perusahaan menggunakan informasi personalia.

Berikut tabel pengidentifikasian para pemakai HRIS:

Pemakai Sistem	Perencanaan Angkatan Kerja	Perekrutan	Manajemen Angkatan Kerja	Kompensasi	Benefits	Pelaporan Lingkungan
Direktur SDM	X	X	X	X	X	X
Eksekutif lain	X	X	X	X	X	X
M.benefits				X	X
M.perencanaan SDM	X
M.hubungan pekerja		X			X
Manajer EEO/AA	X	X	X	X	X	X
M. perekrutan	X	X
M. pelatihan			X
M. akuntansi				X	X
M. gaji				X	X
Manajer lain	X	X	X	X	X	X