MANAGEMENT DATABASE

Kesuksesan sebuah organisasi tergantung pada keberhasilan manajemen melaksanakan pekerjaannya, keberhasilan manajemen tergantung pada dukungan tersedianya informasi yang relevan, dan tersedianya informasi yang relevan bagi manajemen hanya dapat diperoleh melalui pengolahan data yang tepat.

Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen berbasis data ini akan sangat membantu manajemen yang memerlukan data dan informasi agar dapat mencapai tujuan secara efesien dan efektif yaitu dengan semakin berkembangnya teknologi komputer sebagai alat pengolah data menjadi informasi, maka pekerjaan informasi yang rumit dalam organisasi sangat banyak mengalami perubahan dan kemudahan.

Basis data (database) adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi. .  Untuk mendapatkan informasi yang berguna dari kumpulan data maka diperlukan suatu perangkat lunak (software) untuk memanipulasi data sehingga mendapatkan informasi yang berguna.

DBMS (Data Base Management System) yakni perangkat lunak yang menangani semua pengaksesan database. Sistem Manajemen Basis Data (Data Base Management System/DBMS) adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol, dan mengakses basis data dengan cara praktis dan efisien. DBMS dapat digunakan untuk mengakomodasikan berbagai macam pemakai yang memiliki kebutuhan akses yang berbeda-beda. DBMS pada umumnya menyediakan fasilitas atau fitur-fitur yang memungkinkan data dapat diakses dengan mudah, aman, dan cepat. Beberapa fitur yang secara umum tersedia adalah:

A.     Keamanan : DBMS menyediakan sistem pengamanan data sehingga tidak mudah diakses oleh orang yang tidak memiliki hak akses.

B.     Independensi : DBMS menjamin independensi antara data dan program, data tidak bergantung pada program yang meng-akses-nya, karena struktur data-nya dirancang berdasarkan kebutuhan informasi, bukan berdasarkan struktur program. Sebaliknya program juga tidak bergantung pada data, sehingga walaupun struktur data diubah, program tidak perlu berubah.

C.     Konkruensi / data sharing : data dapat diakses secara bersamaan oleh beberapa pengguna karena manajemen data dilaksanakan oleh DBMS.

D.     Integritas : DBMS mengelola file-file data serta relasi-nya dengan tujuan agar data selalu dalam keadaan valid dan konsisten

E.      Pemulihan : DBMS menyediakan fasilitas untuk memulihkan kembali file-file data ke keadaan semula sebelum terjadinya kesalahan (error) atau gangguan baik kesalahan perangkat keras maupun kegagalan perangkat lunak.

F.      Kamus / katalog sistem : DBMS menyediakan fasilitas kamus data atau katalog sistem yang menjelaskan deskripsi dari field-field data yang terkandung dalam basisdata.

G.     Perangkat Produktivitas : DBMS menyediakan sejumlah perangkat produktivitas sehingga memudahkan para pengguna untuk menarik manfaat dari database, misalnya report generator (pembangkit laporan) dan query generator (pembangkit query / pencarian informasi).

Ada banyak DBMS yang sangat populer seperti Oracle, Microsoft SQL Server, MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access, IBM DB2, dan masih banyak lagi.

1.    Data Organization

Komputer pada awalnya digunakan untuk memecahkan masalah-masalah yang membutuhkan kalkulasi angka yang rumit. Dengan perkembangan zaman, perusahaan membutuhkan komputer untuk memecahkan masalah yang sama dengan input yang berbeda, secara berulang-kali. Perusahaan menyimpan data dalam jumlah besar di sistem informasi berbasis komputernya, data tersebut tidak akan berguna dalam pengambilan keputusan bisnis tanpa adanya satu cara pengorganisasian yang efektif dan efisien untuk menghasilkan kembali data awal dalam suatu bentuk yang terorganisasi dan dapat diakses.

A.     Hierarki Data

Data bisnis secara tradisional telah diorganisasikan ke dalam suatu hierarki field-field data yang bergabung untuk membentuk record, dan record yang bergabung untuk membentuk file.

File dapat diwakili oleh table-tabel. Record adalah baris-baris di dalam table. Nilai di dalam baris mencerminkan nilai-nilai field data. Hierarki sederhana field yang membentuk record yang bergabung menjadi satu file menciptakan organisasi mendasar dan seluruh data yang dipergunakan dalam pengambilan keputusan dengan bantuan computer.

B.      Spreadsheet sebagai Basis Data Sederhana

Tabel yang berisi baris dan kolom dapat disajikan dalam suatu spreadsheet. Kolom-kolom dalam spreadsheet mencerminkan field-field data sedangkan judul kolom berisi nama-nama field data. Baris-baris dalam table berisi nilai-nilai field. Konsep table, merupakan konsep yang penting, karena struktur basis data yang paling populer bagi organisasi bisnis, struktur basis data relasional (relationa database structure), secara konseptual serupa dengan sekumpulan table-tabel yang saling berhubungan.

C.     Flat Files

File datar (flat file) adalah suatu table yang tidak memiliki kolom-kolom yang berulang. Alasan dari sebuah table harus menjadi flat file adalah karena computer membaca field-field data dari suatu record secara berurutan. Ketika urut-urutan ini bukan merupakan suatu urutan yang konstan, computer tidak akan dapat membaca record dengan benar. Alasan kedua untuk flat file adalah bahwa ia memungkinkan struktur basis data relasional untuk dinormalisassi. Normalisasi (normalization) adalah suatu proses formal untuk menghapus field-field data yang berulang (redundant) sambil tetap menjaga kemampuan basis data untuk menambah, mengubah, dan menghapus tanpa menyebabkan kesalahan.

D.     Field-field kunci

Kunci (key) di dalam suatu table adalah satu field (atau kombinasi field) yang berisi satu nilai yang secara unik mengidentifikasi masing-massing record di dalam table. Satu field  dalam banyak kasus dapat menjadi kunnci bagi suatu table. Beberapa table mungkin memiliki dua field yang merupakan kanndidat untuk menjadi kunci. Kandidat kunci (key candidate) adalah sebuah field yang secara unik mengidentifikasi masing-masing baris table namun tidak dipilih untuk menjadi kunci. Nilai-nilai field yang lebih panjang akan dihindari, karena nilai field yang panjang akan memiliki risiko salah ketik dalam menulis nilai field kunci yang lebih tinggi.

E.     Tabel-tabel yang Berhubungan

Terkadang table-tabel yang pada awalnya berdiri sendiri dapat diminta untuk digabungkan.

2.    Database Structure

Struktur basis data adalah cara data diorganisasi agar pemrosesan data menjadi lebih efisien. Struktur ini kemudian diimplementasikan melalui suatu system manajemen basis data.

A.     Struktur Basis Data Hierarkis

Struktur hierarkis untuk basis data pada awalnya populer karena ia bekerja dengan baik pada system pemrosesan transaksi yang melakukan tugas-tugas seperti pengendalian persediaan, entri pesanan, piutang, dan utang dagang.

B.     Struktur Basis Data Jaringan

Struktur basis data jaringan dikembangkan untuk memungkinkan penarikan record- record tertentu. Hal  ini memungkinkan satu record tertentu menunjuk pada semua record lainnya di dalam basis data.

C.     Struktur Basis Data Relasional

Terobosan muncul dari riset dasar mempergunakan aljabar relasional yang dilakukan secara independen oleh C. J. Date dan E. F. Codd. Pekerjaan mereka erat kaitannya dengan struktur basis data relasional yang merupakan struktur yang saat ini paling umum dipergunakan oleh organisasi-organisasi bisnis. Struktur basis data seperti ini terlihat seperti sekumpulan tabel-tabel yang mirip seperti tabel-tabel spreadsheet.

Jika struktur hierarkis dan jaringan mengandalkan diri pada relasi fisik (physical relationship) di dalam bentuk alamat-alamat penyimpanan, maka relasi dalam struktur basis data relasional adalah implicit. Relasi implicit (implicit relationship) dapat secara tidak langsung berasal dari data. Konsep dari suatu struktur basis data yang terdiri atas tabel-tabel di mana relasi terbentuk secara implicit dengan mencocokkan nilai-nilai dalam field data yang sama, akan mudah untuk dipergunakan dan dipahami.

3.    Using Database

Formulir, laporan, dan query adalah metode-metode umum yang dipergunakan untuk mengakses basis data yang disimpan dalam suatu system manajemen basis data.

A.     Laporan dan Formulir

Mayoritas interaksi pengguna dengan basis data adalah melalui laporan dan formulir. Perbedaan terbesar antara formulir dan laporan adalah dalam formatnya. Formulir secara tipikal menampilkan satu record saja dalam satu waktu dan tidak memberikan ikhtisar data serta biasanya tidak melakukan agregasi data dari banyak tabel basis data. Selain itu, formulir dapat digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi record-record basis data.

Laporan adalah data teragregasi dari basis data yang diformat dengan cara yang akan membantu pengambilan keputusan. Satu asumsi yang dibuat oleh penghasil laporan yaitu jika tidak terdapat detail pada record pada tingkat terendah, maka record tingkat yang lebih tinggi untuk detail tersebut hendaknya tidak perlu ditampilkan.

B.     Query

Query  adalah suatu permintaan kepada basis data untuk menampilkan record-record yang dipilih. Query  pada umumnya memilih field data dalam jumlah terbatas dan kemudian membatasi record-record yang ditampilkan berdasarkan satu kumpulan kriteria tertentu. Manajer dapat memanfaatkan QBE (Query by Example) untuk dapat dengan cepat menemukan data tertentu untuk memecahkan masalah.

C.     Bahasa Query Terstruktur

Bahasa Query Terstruktur dan Structured Query Language (SQL) adalah kode yang digunakan oleh system manajemen basis data relasional untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan basis data-nya.

D.     Pemrosesan Basis Data Lanjutan

Pemrosesan analitis on-line atau on-line analytical processing (OLAP) telah menjadi hal yang semakin umum dalam peranti lunak system manajemen basis data. OLAP digunakan untuk memungkinkan dilakukannya analisis data yang mirip dengan statistic cross-tabulation. Data mining, data marts, dan data warehousing mengacu pada kelompok konsep yang melihat data perusahaan sebagai sebuah peti harga yang harus dibuka, diperiksa, dan dikuasai. Ketiganya memusatkan perhatian pada metodologi-metodologi yang menawarkan akses yang cepat kepada para pengguna untuk mengagregasikan data-data tertentu untuk kebutuhan pengambilan keputusan mereka. Knowledge discovery (penemuan pengetahuan) adalah konsep menarik lainnya. Knowledge discovery menganalisis penggunaan data dan kesamaan data di antara tabel-tabel yang berbeda.

4.    Place The Management Database into Perspective

Sistem manajemen basis data memungkinkan kita membuat sebuah basis data, memelihara isinya, dan menyebarkan data kepada pengguna yang luas tanpa harus mempergunakan pemrograman computer yang berbiaya mahal.

A.     Keuntungan DBMS

-          Mengurangi pengulangan data.

-          Mencapai independensi data. Spesifikasi data disimpan dalam basis data itu sendiri daripada di setiap program aplikasi. Mengambil data dan informasi dengan cepat.

-          Keamanan yang lebih baik.

B.     Kerugian DBMS

-          Membeli peranti lunak yang mahal. DBMS mainframe mahal harganya.

-          Mendapatkan konfigurasi peranti keras yang besar. Kemudahan dengan nama DBMS dapat menarik informasi mendorong lebih banyak pengguna memanfaatkan basis data. Meningkatnya jumlah pengguna yang didorong oleh kemudahan penggunaan dapat menyebabkan pada meningkatnya jumlah sumber daya computer untuk mengakses basis dataMempekerjakan dan memelihara staf DBA.