MODEL SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

MODEL SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Sistem Informasi Manufaktur termasuk dalam kerangka kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) secara keseluruhan. Sistem informasi manufaktur lebih menekankan kepada proses produksi yang terjadi dalam sebuah lantai produksi, mulai dari input bahan mentah hingga output barang jadi, dengan mempertimbangkan semua proses yang terjadi.

sumber internal

sumber eksternal

Input Data/Informasi

Input data berupa data internal dan data eksternal.

Data internal merupakan data intern sistem keseluruhan yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna. Data ini meliputi sumber daya manusia (SDM), material, mesin, dan hal lainnya yang mendukung proses secara keseluruhan seperti transportasi, spesifikasi kualitas material, frekuensi perawatan, dan lain-lain.

Data Eksternal perusahaan merupakan data yang berasal dari luar perusahaan (environment) yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna. Contoh data eksternal adalah data pemasok (supplier), kebijakan pemerintah tentang UMR, listrik, dll.Data-data ini biasanya berguna untuk perhitungan cost dalam manufaktur mulai dari awal hingga akhir proses.

Sub Sistem Input

Sub sistem input terdiri dari

a. Sistem informasi akuntansi

Mengumpulkan data intern yang menjelaskan operasi manufaktur dan data lingkungan yang menjelaskan transaksi perusahaan dengan pemasok. Sebagai contoh, pegawai produksi memasukan data kedalam terminal dengan menggunakan kombinasi media yang dapat dibaca mesin dan keyboard. Media tersebut sering berbentuk dokumen dengan bar code yang dapat dibaca secara optik. Media lain meliputi dokumen dengan tanda pensil yang dapat dibaca secara optik, dan kartu plastik dengan garis-garis catatan yang dapat dibaca secara magnetis. Setelah dibaca data tersebut ditransmisikan kekomputer pusat untuk memperbarui database.

b. Sub sistem industrial engineering (IE)

Industrial Engineering merupakan analisis sistem yang terlatih khusus yang mempelajari operasi manufaktur dan membuat saran-saran perbaikan. Industrial engineering terdiri dari proyek-proyek pengumpulan data khusus dari dalam perusahaan yang menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk suatu produksi.

c. Sub sistem intelijen manufaktur

Subsistem intelijen manufaktur berfungsi agar manajemen manufaktur tetap mengetahui perkembangan terakhir mengenai sumber-sumber pekerja, material dan mesin. Adapun yang termasuk dalam sub sistem intelijen manufaktur adalah :

1. Informasi pekerja, manajemen manufaktur harus memperhatikan serikat pekerja yang mengorganisasikan para pekerja perusahaan. Baik dalam sistem kontrak, tak berjangka maupun borongan.

2. Sistem formal, manajemen manufaktur memulai arus informasi pekerja dengan menyiapkan permintaan pekerja yang dikirimkan ke departemen sumber daya manusia. Sumber daya manusia kemudian mengumpulkan informasi dari berbagai elemen lingkungan dan menhubungakan kepada pihak pelamar.

3. Sistem informal, arus informasi antar pekerja dan manajemen manufaktur sebagaian besar bersifat informal arus itu berupa kontak harian antara pekerja dan manajer mereka.

Kegiatan-kegiatan yang terjadi di dalam intelijen manufaktur :

• Pengumpulan (pendokumentasian) data dari lingkungan

• Pengujian data,

• Pemeliharaan data, untuk menjamin akurasi dan kemutakhiran data.

• Keamanan data, untuk menghindari kerusakan serta penyalahgunaan data.

• Pengambilan data, bisa dalam bentuk laporan, untuk memudahkan pengolahan data yang lain.

Sub Sistem Output

Adalah informasi yang dihasilkan dari hasil pengolahan data yang dapat dibagi menjadi 3 bagian yaitu produksi, persediaan dan kualitas, dimana ketiganya ini tidak meninggalkan unsur biaya yang terjadi di dalamnya.

a. Sub sistem produksi

Adalah segala hal yang bersangkutan dengan proses yang terjadi disetiap divisi kerja ataupun departemen yang mengukur produksi dalam hal waktu, menelusuri arus kerja dari satu langkah ke langkah berikutnya.

b. Sub sistem persediaan

Tingkat persediaan perusahaan sangat penting karena menggambarkan investasi yang besar. Tingkat persediaan suatu barang dipengaruhi oleh jumlah unit yang dipesan dari pemasok setiap kalinya, dan tingkat persediaan rata-rata dapat diperkirakan dari separuh kuantitas pesanan ditambah safety stock. Subsistem persediaan memberikan jumlah stok, biaya holding, safety stock , dan lain-lain berdasarkan hasil pengolahan data dari input. Subsistem persediaan biasanya memiliki proses pembelian (purchasing) dan penyimpanan (inventory). Dan fungsi dari sub sistem persediaan adalah mengukur volume aktifitas produksi saat persediaan diubah dari bahan mentah menjadi bahan jadi.

c. Sub sistem kualitas

Adalah semua hal yang berhubungan dengan kualitas, baik waktu, biaya, performa kerja, maupun pemilihan supplier. Fungsi dari sub sistem kualitas adalah mengukur kualitas material saat material diubah. Banyak hal lain yang bukan unsur mutlak kualitas namun perlu masuk dalam unsur kualitas seperti proses (Process Control), Perawatan (Maintenance), dan Spesifikasi (Specification) baik produk jadi maupun material. Sub sistem kualitas mempunyai pendekatan khusus untuk meningkatkan kualitas produksinya dengan menggunakan total quality management (TQM) yaitu manajemen keseluruhan perusahaan sehingga perusahaan unggul dalam semua dimensi produk dan jasa yang penting bagi semua pelanggan. Keyakinan dasar yang melandasi TQM adalah :

• Kualitas ditentukan oleh pelanggan dan manajemen yang digunakan

• Kualitas dicapai oleh manajemen

• Kualitas adalah seluruh tanggung jawab seluruh penghuni perusahaan

Filosofi TQM menyadari pengaruh penting dari pelanggan perusahaan. Karena dengan adanya hubungan yang baik antara pelanggan dengan perusahaan otomatis juga akan membangkitkan hubungan yang baik antara perusahaan dengan pemasok barang. Sehingga proses produksi dan distribusi semakin lancar. TQM menyediakan kerangka kerja bagi semua aktifitas perusahaan yang berhubungan dengan kualitas. Dalam kerangka ini subsistem kualitas menyediakan bagian manajer informasi yang mengungkapkan seberapa jauh produk perushaan mencapai sasaran kualitas.

d. Sub sistem biaya

Komponen biaya termasuk dalam semua subsistem yang ada. Tujuan perusahaan manufaktur secara umum adalah mencapai keuntungan dari hasil penjualan produknya. Oleh karena itu, sebuah sistem informasi tidak akan pernah terlepas unsur biaya yang terjadi di dalamnya. Sub sistem biaya berfungsi untuk mengukur biaya yang terjadi selama proses produksi terjadi. Unsur-unsur pengendalian biaya ada dua yaitu standar kerja yang baik dan sistem untuk melaporkan rincian kegiatan saat terjadinya proses produksi yang akurat. Sub sistem biaya dibagi menjadi dua yaitu :

• Biaya Pemeliharaan

Biaya pemeliharaan atau biaya penyimpanan biasanya dinyatakan sebagai presentase biaya tahunan dari barang. Dan biaya tersebut mencakup faktor-faktor seperti kerusakan, pencurian, keusangan, pajak dan asuransi.

• Biaya Pembelian

Adalah yang mencakup biaya-biaya yang terjadi saat material dipesan, waktu pembelian, biaya telp, biaya sekretaris, biaya formulir pesanan pembelian dan sebagainya.

KOMPUTER SEBAGAI BAGIAN DARI SISTEM FISIK

Sistem informasi manufaktur menggunakan komputer baik secara konseptual maupun sebagai suatu elemen dalam sistem produksi fisik. Adapun yang termasuk dalam komputer sebagai bagian dari sistem fisik adalah :

a. Computer Aided Design (CAD)

Adalah suatu program komputer untuk menggambar suatu produk atau bagian dari suatu produk. Produk yang ingin digambarkan bisa diwakili oleh garis-garis maupun simbol-simbol yang memiliki makna tertentu. CAD bisa berupa gambar 2 dimensi dan gambar 3 dimensi. . Computer Aided Design (CAD) yang lebih sering disebut Computer Aided Engineering (CAE), melibatkan penggunaan komputer untuk membantu rancangan produk yang dimanufaktur. CAD digunakan untuk merancang segala sesuatu dari struktur rumit seperti bangunan dan jembatan hingga bagian-bagian kecil. Perangkat lunak CAD memperbaiki gambar dengan menghaluskan garis. Setelah rancangan itu dimasukkan kedalam komputer, engineer dapat menempatkan rancangan itu pada berbagai pengujian untuk mendeteksi titik-titik lemah. Perangkat lunak CAD bahkan dapat membuat bagian-bagian tersebut bergerak seperti sedang digunakan. Ketika rancangan itu selesai, perangkat lunak CAD dapat mempersiapkan spesifikasi rinci yang diperlukan untuk memproduksi produk itu. Spesifikasi ini disimpan dalam database rancangan.

Berawal dari menggantikan fungsi meja gambar kini perangkat lunak CAD telah berevolusi dan terintegrasi dengan perangkat lunak CAE (Computer Aided Engineering) dan CAM (Computer Aided Manufacturing). Integrasi itu dimungkinkan karena perangkat lunak CAD saat ini kebanyakan merupakan aplikasi gambar 3 dimensi atau biasa disebut solid modelling. Solid model memungkinkan kita untuk memvisualisasikan komponen dan rakitan yang kita buat secara realistik. Selain itu model mempunyai properti seperti massa, volume, pusat gravitasi , luas permukaan dll.

Adapun perangkat lunak (software yang populer digunakan dalm CAD antara lain : Pro/ENGINEER, AutoCAD, Solid Works, Catia, Unigraphics, ProgeCAD, dan ZWCAD.

b. Computer Aided Manufacturing (CAM)

Adalah penerapan komputer dalam proses produksi. Mesin produksi khusus yang dikendalikan komputer seperti bor dan mesin bubut menghasilkan produk sesuai dengan spesifikasi yang diperoleh dari database rancangan.

Sebagian besar otomatisasi perusahaan sekarang ini disertai teknologi CAM, karena produksi dapat berlangsung lebih cepat dan tepat dibandingkan bila menerapkan tenaga manusia seutuhnya. Kecepatan dan ketepatan dalam berproduksi memungkinkan berkurangnya sisa bahan produksi yang tidak berguna. CAM biasanya digunakan oleh para insinyur dan arsitek dalam menerapkan rancangn-rancangannya.

c. Robotik (Industrial Robots/IR)

Penerapan komputer yang lain dalam pabrik adalah robotik, robotik melibatkan penggunaan robot industrial. Alat yang secara otomatis menjalankan tugas-tugas tertentu dalam proses manufaktur. Aplikasi robotik memungkinkan perusahaan untuk memotong biaya dan mencapai tingkat kualitas yang tinggi, akan tetapi seringkali perusahaan menggunakannya untuk melakukan pekerjaan yang mengandung resiko seperti melakukan pekerjaan di tempat yang bertemperatur tinggi sehingga mengakibatkan kinerja dan keefektifan robot kurang maksimal. Penggunaan sistem robotics ini dikenalkan oleh industri mobil pada tahun 1974 dan selanjutnya diaplikasikan oleh perusahaan-perusahaan atau industri yang bergerak di berbagai bidang.

KOMPUTER SEBAGAI SISTEM INFORMASI

Manajemen manufaktur membutuhkan informasi untuk menciptakan maupun untuk mengoperasikan sistem produksi fisik. Yang termasuk dalam komputer sebagai sistem informasi antara lain :

a. Sistem Pemesanan Kembali ( Re-Order Point/ROP)

Setelah komputer pertama diterapkan dan berhasil dalam area akuntansi, komputer diberikan tugas mengendalikan persediaan. Pendekatan paling sederhana adalah pendekatan reaktif yaitu menunggu hingga saldo suatu jenis barang mencapai tingkat tertentu dan kemudian memicu pesanan pembelian atau suatu proses produksi. Tingkat barang yang berfungsi sebagai pemicu disebut titik pemesanan barang dan sistem yang mendasarkan keputusan pembelian pada titik pemesanan kembali disebut sistem titik pemesanan kembali (re-order point/ROP). Beberapa istilah dalam ROP antara lain :

• Stock-out : kehabisan persediaan

• Lead time : waktu yang dibutuhkan pemasok untuk mengisi pesanan

• Safety stock : persediaan aman

Rumus menghitung ROP :

R = titik pemesanan kembali

L = lead time pemasok

U = tingkat pemakaian ( jumlah unit yang digunakan atau terjual setiap hari )

S = tingkat safety stok ( dalam unit )

Perusahaan biasanya melakukan pemesanan sebelum stok habis sama sekali, dengan demikian selalu ada kesempatan bagi perusahaan untuk melakukan kegiatannya sambil menunggu pengiriman dari pemasok yang belum datang, atau penggunaan stok akan dikurangi selama jangka lead time. Jika kekosongan stok terjadi, perusahaan tidak dapat menjalankan proses produksinya yang mengakibatkan perusahaan rugi.

Dengan pengukuran yang teliti, maka bisa dilakukan pencadangan jumlah inventarisasi ekstra atau sering disebut safety stock.

b. Material Requirement Planing (MRP)

MRP dikembangkan pada tahun 1960-an oleh Joseph Orlicky dari J.I case company. MRP adalah suatu strategi material proaktif yaitu mengidentifikasikan material, jumlah dan tanggal yang dibutuhkan. MRP mempunyai 4 komponen meliputi :

1. Sistem penjadwalan produksi ( master production schedule system ) menghasilkan master jadwal produksi yang mencakup lead time terpanjang ditambah waktu produksi terpanjang.

2. Sistem MRP ( material requirement planing ) menguraikan tagihan material. Mengubah kebutuhan bruto menjadi kebutuhan netto.

3. Sistem perencanaan kebutuhan kapasitas (capacity requirement planning system ) bekerja dengan sistem MRP utk menjaga produksi dalam kapasitas pabrik. Menghasilkan output, melaporkan dan merencanakan jadwal pemesanan.

4. Sistem pelepasan pesanan ( order release system ); menghasilkan laporan untuk lantai kerja dan pembelian.

Manfaat MRP bagi perusahaan :

1. Perusahaan dalam mengelola materialnya secara lebih efisien

2. Perusahaan dapat menghindari kehabisan persediaan barang

3. Perusahaan mengetahui kebutuhan material di masa depan

4. Pembeli dapat merundingkan perjanjian pembeli dengan pemasok.

c. Manufacturing Resource Planning (MRP II)

MRP II mengintegrasikan semua proses di dalam manufaktur yang berhubungan dengan manajemen material. MRP II dikembangkan oleh Oliver Wight dan George Plossy.

Manfaat MRP II :

1. Penggunaan sumber daya yang lebih efisien; mengurangi inventori, lebih sedikit waktu, lebih sedikit kemacetan.

2. Perencanaan prioritas lebih baik; memulai produksi lebih cepat dan jadwal lebih fleksibel.

3. Meningkatkan pelayanan pelanggan; sesuai tanggal pengiriman, meningkatkan kualitas, kemungkinan harga lebih rendah/murah.

4. Meningkatkan moral dan semangat pekerja

5. Informasi manajemen yang lebih baik

Seperti halnya dengan MRP, tidak semua perusahaan yang telah mengimplementasikan MRP II dapat mencapai harapan yang maksimal. Studi menunjukkan bahwa tingkat keberhasilan tergantung pada penampilan dalam tiga area, yitu komitmen manajemen puncak, proses implementasi, dan pemilihan software dan hardware.

·         Komitmen manajemen puncak, dikemukakan ketika para eksekutif secara aktif ikut ambil bagian dalam steering committee. Sehingga diharapkan MRP II sebagai proyek yang paling diprioritaskan dalam perusahaan

·         Proses Implementasi, berlangsung dengan sangat baik bila seluruh area yang ada di perusahaan mempunyai wakilnya dalam team proyek tersebut sehingga dapat dilakukan analisis kebutuhan yang lengkap bagi pemakai.

·         Pemilihan software dan hardware, dapat dilakukan dengan baik bila RFP (request for proposal) formal dikirimkan kepada semua pemasok software dan hardware yang diminati.

d. Pendekatan Just in Time (JIT)

Pada pertengahan tahun 1980-an para manajer Amerika Serikat mempelajari manajemen Jepang dan teknik organisasi untuk mendapatkan kunci keberhasilan penjualan mereka. Salah satu teknik tersebut adalah just in time (JIT). JIT menjaga arus bahan ke pabrik agar sampai yang terendah dengan cara menjadwalnya agar saat tiba di workstation (stasiun kerja) ”just in time” (tepat waktu). JIT berusaha untuk meminimalkan biaya inventarisasi dengan cara memproduksi dalam jumlah yang lebih kecil. Lot size (ukuran tumpukan) yang ideal akan menjadi satu dalam sistem JIT. Satu unit akan bergerak dari workstation ke workstation berikutnya sampai produksinya selesai.

Pengaturan waktu menjadi kunci bagi sistem JIT. Pasokan bahan mentah datang dari pemasok sebelum penjadwalan produksi mulai, tidak ada inventarisasi bahan mentah yang perlu dibicarakan. Jumlah bahan mentah yang sedikit diterima sekaligus, karena mungkin pemasok melakukan beberapa kali pengiriman selama satu hari. Kebalikannya dengan MRP yang menekankan perencanaan jangka panjang dan membutuhkan penggunaan komputer, maka JIT menekankan pengaturan waktu dan penggunaan tanda non komputer karena cukup menggunakan ”kanban” yang berarti kartu.

Tujuan JIT adalah meminimalkan biaya persediaan dan penanganan (keamanan dan asuransi).

BAGAIMANA MEMANAJEMEN SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Sistem informasi manufaktur digunakan baik dalam operasi sistem produksi fisik. Informasi itu digunakan oleh eksekutif perusahaan.

Manajer diarea manufaktur dan juga manajer diarea lain. Para eksekutif termasuk wakil presiden direktur manufaktur menerima informasi dari semua subsistem output. Super intendent pabrik juga menggunakan ikhtisar output yang menjelsakan seluruh operasi.

Manajer dalam pemsaran dan keuangan juga menggunakan output itu pemasar tertarik pada aspek produksi seperti biaya, kualitas dan penyediaan karena faktor-faktor tersebut mempengaruhi penjualan produk. Manajer keuangan memiliki perhatian khusus pada subsistem persediaan karena digunakan dalam menentukan investasi persediaan dan pada subsistem persediaan karena digunakan dalam menentukan investasi persediaan dan pada subsistem produksi karena digunakan untuk membuat keputusan penting mengenai konstruksi atau perluasan pabrik.